Für die Umsetzung der Digitalisierung wurde der Filmbestand in Teilbestände unterteilt. Die Reihenfolge der Bearbeitung orientiert sich an den Ausgangsformaten:

1. 16mm Filme SW stumm
2. 16mm Filme SW mit Lichtton, ggf. zusätzlichen separaten Magnettonbändern und/oder nichtsynchronen Tonbändern
3. 16mm Farbe stumm
4. 16mm Filme Farbe mit Lichtton, ggf. separaten Magnettonbändern und/oder nichtsynchronen Tonbändern
5. Videoformate

Sichtung der 16mm Kopien

Im Projekt stehen für jeden Film mehrere Kopien zur Verfügung. Zur Sichtung des 16mm Filmmaterials wird ein Filmprüftisch (RTI Pulsar 2800 TT) zum detektieren mechanischer Schäden wie Klebestellen sowie Perforationsschäden eingesetzt. Der Filmprüfer ermöglicht durch den zahnradlosen Filmtransport eine schonende Sichtung des Materials. Das ist besonders bei gealterten Materialien wichtig, da durch Schrumpfung oder Dehnung die Perforation des Films beim Transport mit Zahnrädern geschädigt werden kann.Mit dem integrierten Monitor lassen sich die Kopien auf Verkratzungen, Schrammen sowie die fotografische Bildqualität überprüfen. Dies ist allerdings nur sehr begrenzt möglich, da der Monitor des Filmprüfers keine ausreichende Bildqualität zur Beurteilung liefert.

Reinigen der Filmkopien

Die Filme werden von Hand mit einem weichen, fusselfreien Baumwollsamttuch gereinigt.  Hierbei führt man den Film langsam durch das gefaltete, leicht mit Petrolether angefeuchtete Tuch, wobei man sehr vorsichtig sein muss, um den Film nicht zu zerkratzen. Das Reinigungstuch ist regelmäßig zu ersetzen, um Verschleppungen von Schmutzpartikel zu vermeiden. Textilien mit Kunststoffanteil sind aufgrund der statischen Aufladung ungeeignet. Voraussetzung für die Anwendung dieser Reinigungsmethode ist eine intakte Perforation. Zu Reinigungszwecken für Filme ist möglichst aromatenfreies Testbenzin zu verwenden, da Aromaten Weichmacher lösen und Kunststoffe dadurch verspröden. Allerdings ist die Reinigungs- bzw. Entfettungsleistung der aromatisierten Produkte deutlich größer.  Für die Filme im Projekt wird Petrolether (Wundbenzin DAB Deutsches Arzneibuch) verwendet. Petrolether ist ein farbloses aromatenarmes Gemisch verschiedener gesättigter Kohlenwasserstoffe. Als Wundbenzin (Benzinum medicinale) wird ein besonders reiner Petrolether bezeichnet. Wegen seiner fettlösenden Eigenschaften können damit Ölreste von Filmprojektoren aber auch Rückstände von Klebebändern entfernt werden.

Dokumentation von Daten zum Erhaltungszustand der Filmkopien

Zusätzlich zu den technischen Metadaten des Films (Filmformat, 16mm, Länge Meter, SW oder Farbe, Länge in Minuten, stumm oder Ton) werden Daten zum Erhaltungszustand der Digitalisierungsvorlage aufgenommen. Die Daten werden mit dem Archivmaster langzeitarchiviert, um eine Verbindung zwischen dem analogen und dem digitalen Objekt herzustellen. Leider gibt es bisher kein standardisiertes Metadatenschema zur Erfassung von Materialeigenschaften.   

Folgende Daten werden aufgenommen:

• Bezeichnung der ausgewählten Kopie: Archivkopie oder Verleihkopie/Nummer
• Trägermaterial: zum Beispiel Celluloseazetat
• Schrumpfungswert/Datum: die Metadaten des Filmscanners geben detaillierte Angaben zu den Schrumpfungswerten der Kopien. Ein positiver Wert gibt den Grad der Schrumpfung des Materials an, ein negativer Wert den Grad der Dehnung. Zusätzlich wird der Durchschnittswert für jede Kopie errechnet.  
• Test auf das Essigsyndrom: Test durchgeführt (ja oder nein), Angabe des pH-Werts und Datum der Testung.
• Perforationsschäden: sind Perfoschäden vorhanden ja oder nein.
• Klebestellen: Anzahl der Klebestellen.
• Verwölbung des Films beim Abspielen (nein/gering/mittel/stark): Verwölbungen des Films können bei der Digitalisierung je nach Schweregrad zu Unschärfen führen, die Verwölbung des Films gibt einen Hinweis auf den Stand der Degradation des Materials.  
• Informationen auf der Filmdose: genaue Kopienbezeichnung, Kopierwerk in dem die Kopie erstellt wurde, Datum der Erstellung der Kopie.
• Beschreibung der mechanischen Schäden (Kratzer/Schrammen):  hier kann nur ein Eindruck über mechanische Schäden dokumentiert werden. Der Monitor des Filmprüfers lässt keine genaueren Angaben zu.

Die Dokumentation der Schrumpfungswerte/Datum sowie des pH-Werts/Datum der Filme ermöglichen eine zuverlässige Überprüfung der Degradationsprozesse zu beliebigen Zeitpunkten. Da sich das Tempo in welchem das Essig-Syndrom voranschreitet nur sehr schwer prognostizieren lässt, lassen sich mit der regelmäßigen Überprüfung der Filme wertvolle Erfahrungswerte sammeln.