Lower Saxony State Initiative for Digital Preservation
Libraries, museums and archives in Lower Saxony have carried out numerous digitisation projects and acquired digital collections in recent years. To ensure that these remain usable in the long term, more than just data storage is required: strategies, standards and technical solutions are needed to ensure interpretability and access for decades to come. These measures are implemented in long-term digital archiving. It ensures that a wide range of digital content, from historical documents and research results to digitised cultural assets, remains accessible and usable for future generations.
This strengthens Lower Saxony as a research location and preserves its digital cultural heritage.
Project Aim
The state initiative supports around 30 university, college and state libraries as well as museums in Lower Saxony in getting started with digital long-term preservation.
Key objectives include:
- Building knowledge and processes within the participating institutions
- Utilizing a powerful archiving solution in cooperation with the TIB (Rosetta)
- Developing a sustainable funding model based on reliable data.
As part of the initial funding, the required workflows and structures are being developed in cooperation with the TIB. Knowledge transfer enables the institutions to gradually prepare and submit their content to a long-term archive independently. The responsibility for preserving the content remains with the institutions. In the long term, they are expected to be able to finance and further develop their archiving activities on their own.
Another focus is on strengthening the visibility and institutional anchoring of long-term archiving, as well as establishing a knowledge and practitioner community within Lower Saxony.
Service Model I Consultation
The low-threshold service model primarily supports knowledge transfer and competence building within the institution. Implementation is mainly carried out with the help of workshops and by creating information materials such as guidelines and online courses on various topics. The topics include, among others:
- Assessment of archival value
- Conducting inventory and process analyses
- Optimisation of data management
- Implementation of quality assurance measures
- Preservation planning strategies
- Formulation of guidelines and policies
After an introduction to the desired topics, the TIB formulates recommendations for implementation strategies based on the specific requirements of the institution.
Service-Modell II Strukturaufbau
Neben einer einführenden Beratung zu grundlegenden LZA-Themen erfolgt bei diesem Service-Modell aktive Unterstützung beim Strukturaufbau, der als archivwürdig identifizierten Bestände. Dies ist eine essentielle Vorbereitung um digitale Bestände langzeitzuarchivieren. Zu Beginn erfolgt eine Qualitätskontrolle anhand von erhaltenen repräsentativen Testdatensätzen, um Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Datenqualität zu formulieren. Am Ende des Bearbeitungszeitraums verfügt die Einrichtung über archivierungsbereite Datenpakete nach dem OAIS-Standard und kann sie an einen Dienstleister übergeben. Der Ablauf entspricht im Wesentlichen dem Pre-Ingest-Prozess.
Service-Modell III Preservation-as-a-Service (PaaS) individuell
Das Service-Modell III entspricht der Preservation-as-a-Service (PaaS)-TIB-Dienstleistung und beinhaltet die Durchführung aller notwendigen Arbeiten zur Aufbereitung und Archivierung der Datenbestände eines Workflows.
Der Einstieg in die Beratung vermittelt grundlegende LZA-Themenbereiche auf deren Basis die Hilfestellung bei der strukturellen Aufbereitung der Datenbestände (Pre-Ingest) anhand des erhaltenen repräsentativen Testdatensatzes erfolgt. Nachdem die erforderlichen und gewünschten Maßnahmen umgesetzt wurden, werden die aufbereiteten Datenpakete ans LZA-System (Rosetta) der TIB übergeben. Die Bearbeitung schließt mit dem Ingestreport.
Service-Modell IV Preservation-as-a-Service (PaaS) kollektiv
Das letzte Service-Modell entspricht in seiner Vorbereitung und Durchführung dem Ablauf des Service-Modell III. D.h. es werden alle notwendigen Arbeiten zur Aufbereitung und Archivierung der Datenbestände eines Workflows durchgeführt. Die Umsetzung erfolgt jedoch in einem Verbund, sodass Einrichtungen, die ähnliche oder gleiche Ausgangsbedingungen vorweisen, sich zu den Abläufen intensiv austauschen und unterstützen können.
Auch dieses Service-Modell ist abgeschlossen, sobald die Datenbestände an das LZA-System der TIB erfolgreich übergeben wurden und der erste Ingestreport erstellt worden ist.