Traditionell werden Zeitschriften und Bände in Schriftenreihen über Abonnements oder den Verkauf von Einzelexemplaren finanziert, was zahlungsschwache Leser*innen ausschließt. Einige Open-Access-Zeitschriften stellen Autor*innen Kosten in Rechnung, was manche Autor*innen vor Schwierigkeiten stellt. Bei beiden Formen ist es in der Vergangenheit zu starken Preissteigerungen gekommen, die Bibliotheken vor schwierige Entscheidungen im Literaturerwerb stellen.
KOALA setzt auf einen anderen Weg, der allen Interessierten Zugang zu den Inhalten gibt ("Open Access") und Autor*innen nicht aus finanziellen Gründen von der Teilhabe an der wissenschaftlichen Debatte ausschließt.

Zeitschriften und Schriftenreihen, die die Mindeststandards erfüllen, deren Finanzierungsziel realistisch ist und die zu einem geplanten fachlichen Bündel passen, können aufgenommen werden. Sie werden dann von KOALA mit anderen Publikationen zu einem disziplinären Bündel zusammengefasst und interessierten Institutionen – vor allem wissenschaftlichen Bibliotheken, aber auch Unternehmen, Privatpersonen und anderen Unterstützer*innen – zur gemeinschaftlichen Finanzierung vorgeschlagen.

In der sogenannten "Pledgingphase" können sich Unterstützer*innen zur Beteiligung an den Kosten verpflichten. Kommt eine Mindestmenge an Unterstützer*innen zusammen und wird das Pledgingsoll erfüllt, leisten alle einen nach ihrer Größe und Umfang der Bündel gestaffelten Beitrag. Die Redaktionen erhalten dann über drei Jahre Finanzierung. Sollten sich nicht genügend Unterstützer*innen finden, kommt die Finanzierung durch KOALA nicht zustande.

KOALA sammelt während des Pledgejahres Finanzierungszusagen. Die Pledgingphase startet in der Regel Ende April/Anfang Mai und läuft bis September. KOALA begleitet dies mit Informationsveranstaltungen und weiteren Beratungsangeboten. Bis zum Stichtag (2022 war es der 30.09.) haben Institutionen die Möglichkeit, Finanzierungszusagen zu geben. Am Stichtag wird festgestellt, ob das Pledgingsoll erreicht wurde. 

Wird das Pledgingsoll erreicht, werden rechtskräftige Verträge mit den Unterstützer-Institutionen geschlossen. Damit ist die Finanzierung für die drei Jahre rechtlich abgesichert. 

Wird das Pledgingsoll nicht erreicht, kommt keine konsortiale Finanzierung zustande.

Vor dem Abschluss der Pledgingphase ist keine eindeutige Voraussage möglich; ein qualitativ schwaches oder zu teures Bündel wird unter Umständen nur wenige Unterstützer gewinnen und das Pledgingsoll verfehlen. Demgegenüber stehen die Chancen bei einem qualitativ hochwertigen und preisgünstigem Bündel besser. 

Die Finanzierung läuft drei Jahre. Vor dem Beginn der Finanzierung steht das "Pledgingjahr". Während dieses Jahres organisiert KOALA die Gewinnung von Unterstützern für die Bündel. Dies geschieht typischerweise in einer Phase von Anfang Mai bis Ende September. Die Vorbereitung des Pledgingjahres findet im vorangehenden Jahr statt, dem "Anbahnungsjahr". In diesem Jahr werden Bewerbungen von Kandidatenprojekten angenommen, gesichtet und bewertet. Chronologisch ergibt sich:

1. Anbahnungsjahr: Beratung zur Erfüllung der Mindeststandards, Klären des Ablaufs, Klären vertraglicher Fragen
2. Pledgingjahr: Finalisieren des Vertrags zwischen Redaktion und KOALA, Pledgingphase. Ist das Pledgingsoll erfüllt, startet die Finanzierung im Folgejahr.
3. Finanzierungsjahr 1
4. Finanzierungsjahr 2 (= Anbahnungsjahr, wenn Folgefinanzierung)
5. Finanzierungsjahr 3 (= Pledgingjahr Folgefinanzierung)

• Kostenfrei für Leser*innen: keine Paywalls

• Attraktiv für Autor*innen: kostenfrei und konform mit DFG- und EU-Förderauflagen publizieren

• Mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit: Kommt eine Finanzierung zustande, ist sie für drei Jahre gesichert, sodass sich die Redaktion auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren kann. Nach Ablauf der drei Jahre müssen die Geldgeber ihre Finanzierungszusagen erneuern.

• Sichtbarkeit der Publikationen in der Bibliothekswelt

• Vernetzungsmöglichkeit mit anderen KOALA-Redaktionen

• Aufnahme in KOALA-Bündel ist ein Qualitätssiegel

• Unterstützung bei der Umstellung auf Open Access: KOALA bietet Beratung bei der Transformation auf Open Access und der Umsetzung der Mindeststandards.
• Wissenschaftsfreundlich: Aus der Wissenschaft kommt ein starker Wunsch nach konsortialen bzw. medienbezogenen Modellen der Open-Access-Finanzierung. Sowohl steigende Subskriptionsgebühren als auch der hohe Verwaltungsaufwand für Autorengebühren werden zunehmend kritisch gesehen. Durch konsortiale Finanzierung zeigt ein Verlag, dass er sich die Wünsche der Wissenschaftlerinnen zu Herzen nimmt.
• Verglichen mit Subskriptionen und Autorengebühren ist die Buchhaltung bei konsortialer Finanzierung wesentlich einfacher (1 Rechnung pro Jahr), das Risiko geringer und die Projektion der Erlöse sicherer.

Um für eine Teilnahme in Betracht zu kommen, müssen die folgenden Kritierien erfüllt sein:

• Wissenschaftlichkeit: Außer Jura und Medizin kommen alle Fächer infrage, die an deutschen Hochschulen gelehrt werden. Nicht in Betracht kommen populärwissenschaftliche Abhandlungen, Mitteilungsblätter von Gesellschaften oder nicht-akademische Zeitschriften.

• Verankerung in der Forschungscommunity

• Regelmäßig erscheinende Zeitschrift oder Schriftenreihe. KOALA bietet derzeit keine Finanzierung für andere Publikationsformate an.

• Digitales Erscheinen: KOALA-finanzierte Publikationen müssen digital erscheinen. Es ist möglich, zusätzlich eine Print-Ausgabe herauszugeben. Kosten für die Print-Ausgabe werden durch KOALA nicht übernommen.

• Mindeststandards: KOALA-finanzierte Publikationen müssen die entsprechenden Mindeststandards erfüllen. KOALA berät und unterstützt die Redaktionen und Verlage bei der Umsetzung der Standards.

• Keine Privatpersonen: KOALA-finanzierte Publikationen müssen durch eine Körperschaft (Verein, Verlag, Stiftung, GmbH, ...) herausgegeben werden. Verträge mit Privatpersonen sind nicht möglich.

Sowohl Zeitschriften und Buchreihen, die bereits im Open Access erscheinen, als auch Zeitschriften/Buchreihen, die noch hinter einer Paywall stecken, kommen in Betracht. KOALA unterstützt sowohl die Transformationen von autorengebührenbasierten Open-Access-Zeitschriften ("APC-Modell") hin zu für Autor*innen kostenfreiem Open Access ("Diamond Open Access") als auch eine Verstetigung von Open-Access-Publikationen, die bereits jetzt kostenfrei für Leser*innen und Autor*innen sind.

Neue Zeitschriften oder Schriftenreihen können entweder bei der nächsten Finanzierungsrunde in ein bestehendes Bündel einsortiert werden, wenn ein thematisch passendes besteht, oder während der Planungsphase mit anderen Kandidaten zu einem neuen Bündel gruppiert werden.

Der Einstieg in ein bestehendes Bündel ist während der dreijährigen Laufzeit nicht möglich. 

Es werden jedes Jahr neue Bündel zusammengestellt. Die Bandbreite ist thematisch nicht beschränkt (lediglich Jura und Medizin sind ausgeschlossen, siehe Kann meine Zeitschrift oder Schriftenreihe bei KOALA mitmachen?). Es ist also möglich, sich als Publikation aus einer bisher nicht vertretenen Disziplin zu bewerben. Wenn weitere verwandte Bewerbungen eingehen, kann daraus ein Bündel zusammengestellt werden. Ein Bündel muss aus mindestens zwei Zeitschriften oder Schriftenreihen bestehen.

Verlag und Redaktion verpflichten sich, die Mindeststandards einzuhalten.

Des Weiteren verpflichten sich Verlag und Redaktion, den vereinbarten Output an Publikationen pro Jahr zu liefern. Die Publikationen sollten sich in Menge, Art und Güte am Output der Vorjahre orientieren. Dies wird jährlich evaluiert. Bei deutlicher Minderleistung können Mittel gekürzt werden.

Alle während der Laufzeit erschienenen Publikationen müssen langzeitarchiviert werden und auch nach der Laufzeit entgeltfrei und ohne besondere technische Barrieren zugänglich sein.

Der Vertrag wird mit dem Verlag oder der herausgebenden Körperschaft im Frühjahr des Pledgingjahres unterschrieben. Wird das Pledgingsoll erreicht, endet er Ende Dezember drei Jahre danach. Wird das Pledgingsoll verfehlt, endet das Vertragsverhältnis mit dem Feststellen der Verfehlung des Pledgingziels.

Vertragspartner ist die Technische Informationsbibliothek (TIB).

Der Verlag bzw. der Vertragsnehmer stellt dem KOALA-Projekt am Anfang eines jeden Jahres der Finanzierungsphase eine Rechnung über die Kosten des laufenden Jahres.

Die Überweisung der Beträge erfolgt nach Eingang der Rechung für das laufende Jahr vorschüssig am Anfang des Jahres.

KOALA war während der Projektphase eine Kooperation zwischen der Technischen Informationsbibliothek (TIB) und dem Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz. Für den Aufbau des Services erhielt KOALA eine Projektförderung durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung. Beide Institutionen verfügen über umfassende und langjährige Erfahrung im Open-Access-Bereich. Nach Ablauf der Projektförderung und erfolgreicher Evaluierung wurde KOALA in das reguläre Konsortialgeschäft der TIB aufgenommen. KOALA arbeitet nicht profitorientiert und ist kein Service eines kommerziellen Unternehmens.