Ausgangsformate

Insgesamt umfasst die Ethnologische Sammlung 1.953 Filme. Der Schwerpunkt der Sammlung besteht aus 16mm Stummfilmen in Schwarz/Weiß und Farbe. Einige der Filme sind mit Lichtton oder separaten Magnettonbändern. Weiterhin befinden sich Videoformate in der Filmsammlung.

Für die Umsetzung der Digitalisierung wurde der Filmbestand in Teilbestände unterteilt. Die Reihenfolge der Bearbeitung orientiert sich an den Ausgangsformaten:

1. 16mm Filme SW stumm
2. 16mm Filme SW mit Lichtton, ggf. zusätzlichen separaten Magnettonbändern und/oder nichtsynchronen Tonbändern
3. 16mm Farbe stumm
4. 16mm Filme Farbe mit Lichtton, ggf. separaten Magnettonbändern und/oder nichtsynchronen Tonbändern
5. Videoformate

Für die Filme des Projekts Delft existieren zu jeder Archivkopie bis auf wenige Ausnahmen je zwei Verleihkopien, so dass für jede IWF-Signatur insgesamt drei Kopien zur Sichtung zur Verfügung stehen. Üblicherweise wird der Zugang zu den Filmen über die Verleihkopien sichergestellt, die Archivkopien dienen der Aufbewahrung und sind nicht zur Vorführung vorgesehen, um sie vor Abnutzung zu schützen. Demzufolge konnte bei Projektantrag davon ausgegangen werden, dass die Archivkopie in den allermeisten Fällen aufgrund des (theoretisch) zu erwartenden besseren Erhaltungszustands die erste Präferenz bei der Auswahl der zu digitalisierenden Kopie darstellte. Im Laufe der Sichtungsarbeiten hat sich allerdings herausgestellt, dass neben dem fragilen chemischen Erhaltungszustand der gesamten Sammlung die Archivkopien in einem deutlich schlechteren mechanische Zustand sind als zunächst angenommen. Das Material zeigt zum Teil starke mechanische Schäden wie zum Beispiel Kratzer, die eine nicht unerhebliche Beeinträchtigung der Bildqualität darstellen; öfters als vermutet musste deswegen auf die Verleihkopien zurückgegriffen werden.

Erhaltungszustand und materialspezifische Probleme von Filmen   

Audiovisuelle Dokumente unterliegen wie alle Materialien mehr oder weniger schleichenden Degradationsprozessen. Erschwerend kommt hinzu, dass Filme technisches Equipment benötigen um an ihre Inhalte zu gelangen. Die technische Obsoleszenz, also das Verschwinden von Aufnahme- und Wiedergabetechnik ist eine weitere Gefahr denen AV-Medien ausgesetzt sind.

Eine  Prognose über die Lebenserwartung audiovisueller Dokumente ist schwierig und hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Im Falle der 16mm Kopien im Projekt sind diese Faktoren:  

• Die Materialgüte: das heißt die Zusammensetzung und Qualität der verwendeten Inhaltsstoffe.  
• Die Verarbeitung: die im Entwicklungsprozess verwendeten Chemikalien und die Sorgfalt bei der Verarbeitung innerhalb der einzelnen Prozessschritte (Entwickeln, Fixieren,  Wässern etc.).    
• Die Aufbewahrungsbedingungen: Temperatur und relative Luftfeuchtigkeit und deren Schwankungen,  sowie die Qualität der Raumluft (Luftfilterung und Luftwechselrate).
• Die Benutzungsgeschichte: Sorgfalt bei der Benutzung, Wartung der technischen Geräte zum Abspielen der Filme.
• Die Verpackungen: Metalldosen (Korrosionsgefahr), Plastikdosen (Weichmacher), innerhalb der Dosen können die Filme zusätzlich in Plastiktüten (Weichmacher, luftdichte Verpackung) oder Papier (säurehaltige Papiere) verpackt sein.  

Das Medium Film war zudem nicht für die Ewigkeit geschaffen, ist eine Kopie abgenutzt konnte jederzeit und sofern das Originalmaterials noch vorhanden war eine neue Kopie gezogen werden. Die mangelhafte Materialgüte und die Tatsache das Filmkopien Verbrauchsmaterial waren, machen Filme zu besonders fragilen Objekten die äußerste Sorgfalt im Umgang und der Aufbewahrung erfordern.